Dân văn phòng rất thường hay gặp trường hợp yêu cầu tách họ và tên ra thành 2 ô riêng biệt từ 1 ô nhập liệu sẵn. Bài này #mittoHOA sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý vấn đề này. Qua đó, chúng ta sẽ học và ôn lại một số hàm Excel thường gặp.

Trong bài này, #mittoHOA đã sử dụng:

• Tính năng Tìm và thay dùng ký tự đại diện (Find & replace);
• Các hàm xử lý chuỗi: hàm LEFT, LEN lần lượt cắt chuỗi từ bên trái và tính chiều dài chuỗi.

Chưa hiểu chỗ nào thì comment bên dưới nhé hoặc fan page Mít tờ Hòa nhé.

Cách này tất nhiên áp dụng được với mọi phiên bản Excel.

Dữ liệu ban đầu chỉ có cột Họ và tên chung nhau trong một cột 2 (A). Yêu cầu tách Tên ra riêng một cột 4 (D), Họ & tên đệm ra riêng một cột 3 (cột C).

Cách Tách họ và tên thành cột riêng

Bước 1: Copy dữ liệu để trích lấy phần Tên

Ta bôi đen chọn vùng dữ liệu Họ và Tên (vùng B3 đến B8) rồi ấn CTRL+C để sao chép sang cột D

Tại cột D, click đặt con trỏ vào ô D3 rồi Ấn CTRL+V để dán dữ liệu vào, ta sẽ được kết quả như hình trên.

Bước 2: Dùng chức năng Find & Replace để xóa phần Học & tên đệm, chỉ lấy phần tên

Chọn vùng dữ liệu trong cột Tên, từ D3 đến D8

Ấn CTRL + H để mở hộp thoại Find & Replace với chức năng tìm và thay thế

Tại ô Find what, gõ vào *_ (_ tức là khoảng trống, mình gõ _ cho bạn dễ thấy, xem hình vẽ).

Tại ô Replace with, các bạn bỏ trống, tức không có gì.

Click nút Replace All để tiến hành thay thế

Việc này có ý nghĩa ra lệnh rằng: Hãy tìm trong những ô thuộc vùng tôi chọn những cụm từ bất kỳ nào kết thúc bằng một “khoảng trắng” (*_) rồi thay nó bằng không có gì

Hay nói cách khác đi, nó sẽ xóa bỏ chuỗi trong ô tính từ đầu đến khoảng trắng cuối cùng. Phần còn lại đó chính là phần Tên trong cấu trúc Họ và tên

Kết quả đạt được như hình dưới, click OK để xác nhận:

Bonus: Excel nó báo là nó đã thay tổng cộng 10 nơi. Bạn nào chưa hiểu đâu ra 10 nơi lận thì comment bên dưới hoặc liên hệ fanpage Mít tờ Hòa sẽ được giải đáp nhé.

Bước 3: Tách lấy phần Họ & tên lót

Ta đã có phần Tên. Bây giờ mình sẽ tách lấy phần Họ tên đệm bằng cách trừ bỏ phần Tên trong cả chuỗi Họ và tên.

Muốn thế, mình dùng hàm LEFT(chuỗi, số ký tự cần cắt).

Trong trường hợp này, Ví dụ Họ và tên trong hàng thứ 2 là “Lệnh Hồ Xung”, phần Họ tên đệm cần lấy là “Lệnh Hồ”

Tức là ta cần lấy từ bên trái qua x ký tự. Với x chính là số ký tự của phần Họ ttên đệm, nó chính là số ký tự của cả chuỗi Họ và tên trừ đi số ký tự của Tên rồi trừ đi 1 khoảng trắng nữa.

Vậy công thức chính xác để tính số ký tự của phần Họ tên đệm (x) sẽ là:

x = LEN(B3) – LEN(D3) – 1

Trong đó, hàm LEN(chuỗi cần tính) là hàm tính chiều dài của chuỗi ký tự.

LEN(B3): Chiều dài của ô Họ và tên

LEN(D2): Chiều dài của ô Tên

1: Là chiều dài của một khoảng trắng

Từ đó, ta lập được công thức của Họ & tên đệm tại ô C2 sẽ là:

= LEFT(A3,LEN(A3) – LEN(D3) – 1)

Nhập công thức này vào ô C3, ta sẽ được Giá trị Họ tên đệm

Kéo công thức xuống các ô bên dưới , ta được kết quả cho cả bảng số liệu như sau:

Như vậy, ta đã có được kết quả từ việc tách họ và tên thành các cột riêng biệt trong Excel.

Bước cuối:  Bạn đã có được cột họ và tên riêng biệt.

Bây giờ, tùy theo từng trường hợp, bạn có thể ẩn đi cột Họ và tên, hoặc dùng Copy & dán giá trị 2 cột Họ, Tên riêng biệt.

Chú ý là dán giá trị, chứ không phải dán bình thường, sau khi Copy bằng CTRL+C, ta làm như sau để dán giá trị:

Trên thanh Ribbon, chọn tab Home, click vào mũi tên của Paste rồi chọn Paste Special…

Trong hộp thoại Paste Special, click chọn Value, các tùy chọn khác mặc định, rồi click OK.

Chúc các bạn thành công, nhớ SHARE nhé!